こまったさん日報や在宅勤務連絡などで、その都度日付を入れたメールを送るのが面倒
イチモクそれならOutlookのメールテンプレートとマクロを活用した方法がオススメです
- OutlookVBA（マクロ）の基本的なことがわかる
- Outlookのメールテンプレートの作り方がわかる
- OutlookVBA（マクロ）を使った自動日付入力をする方法がわかる
メールに日付をいれるのは結構面倒です
Teamsなどのチャットツールが普及してきたとは言うものの、メールは未だに使うシーンの多いコミュニケーションツールです。
そのメールに何かと日付を入れた件名や文章を送る機会は多いですよね。
単純な入力ではありますが、意外と入力ミスもしやすく間違えると後々面倒なことになることも多いものです。
今回はこの日付入力をOutlookVBA(マクロ)を使って自動入力する方法を解説します。
イチモクマクロなんて知らないよ、という方に向けてできる限りわかりやすく解説しますので、最後までお付き合いください。
今回想定した利用シーン
今回は、在宅勤務をする日の始業時に上司へ在宅勤務開始の連絡を日付入りでするというシーンを想定しました。
送るメールのサンプル
▼今回サンプル用に用意したメールはコチラです
事前準備：開発タブの表示
イチモクまずはマクロを使うための準備をします。
ステップ１：メールテンプレートの準備
イチモク次にマクロで使うメールテンプレートを作成します。
▼送りたい件名、文面を書いたメールを作成します。
▼今回は上で紹介したサンプルメールの下地となるよう次のとおりに作成します。
▼「ファイル」→「名前をつけて保存」をクリック。
▼任意の名前を付け、ファイルの種類「Outlookテンプレート(*.oft)」を選択して保存
- ファイル名：在宅勤務開始連絡
- ファイルの種類：Outlookテンプレート(*.oft)
OutlookVBA（マクロ）の作成
イチモクつぎに今作成したメールテンプレートに日付を自動入力するマクロを作成します。
▼名前は任意で問題ありません。ここでは、「在宅勤務開始連絡」としました。
▼「Microsoft Visual Basic for Applications」はVBAを記述するための画面です。
▼以下のコードを「Sub マクロ名()」と「End Sub」の間に貼り付けます。
On Error GoTo ErrorHandler ' エラーハンドリングの開始
' #1 今日の日付をFormat関数で定義する
Dim today As String
today = Format(Date, "yyyy/mm/dd") ' 全角括弧を半角に修正
' #2 メールテンプレートを呼び出す処理
Dim objItem As MailItem
Set objItem = Application.CreateItemFromTemplate("フォルダパス\テンプレート名.oft")
' パスはご自分が作成したテンプレート保存場所に変更しましょう！
' #3 件名と本文にフォーマットした日付文字列を追加する
objItem.Subject = objItem.Subject & today
objItem.HTMLBody = Replace(objItem.HTMLBody, "本日", today)
' #4 日付文字列を追加したメールテンプレートを表示する
objItem.Display
Exit Sub ' 正常終了時はエラーハンドラをスキップ
ErrorHandler:
MsgBox "エラーが発生しました: " & Err.Description, vbCritical, "エラー" ' エラーメッセージを表示
Exit Sub ' エラー処理後に終了
▼「”フォルダパス\テンプレート名.oft」の部分をステップ1で作ったテンプレートのパスに変更
てじまるパスは対象のメールテンプレートファイルの上でShift+右クリックをして「パスのコピー(A)」で一発取得できますよ
Ctrl + S or フロッピーアイコンから保存して画面を閉じるボタンをクリック
作ったOutlookVBAを実行してみる
前章までで作ったマクロを実際に動かしてみます。
イチモクこれでマクロをつかった日付自動入力メールを作ることができました！
おまけ：マクロ起動を素早く起動させる設定
マクロは「開発」タブから選択することで実行が可能ですが、たどり着くまでのクリック数が若干多めです。
ここではそんなマクロをより素早く起動させるための専用タブの作り方を解説します。
▼マクロ専用のタブを作成します
▼「名前の変更(M)」から任意の名前に変更します。ここでは次の通り名前を付けました。
| 新しいタブ | 自作マクロ |
| 新しいグループ | メールテンプレート |
▼追加したいグループを選択した状態で、コマンドの選択から「マクロ」を選択
▼先ほど作ったマクロを選択し、「追加(A)」をクリック
▼追加したマクロを選択し、「名前の変更(M)」から任意の名前に変更
イチモク今後も自作したマクロをこのタブに追加することで、すぐに実行できる環境を作ることができますよ。
まとめ：Outlookマクロを活用して時短しよう！
今回は、Outlookのメールテンプレートとマクロを活用して、自動で日付入りのメールを作成する方法を解説しました。
Outlookのマクロは、Excelに比べると知名度は低いですが、使い慣れることで日々の作業の効率化に繋がります。
- 下地となるメールテンプレートを作成する
- Outlookマクロを使いメールテンプレートに自動で日付を入れた新規メールを作成する（１クリック）
一つひとつは小さな効率化でも、積み上げることで大きな作業効率化となり、いづれは定時帰りできる環境整備に繋がります。
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