こまったさん毎月第1営業日にTeamsチャットで定期連絡したい
イチモクそれならPower Automateを使いましょう！
この記事を読んでわかること
- 「毎月第ｎ週目◯曜日」という決まったタイミングで実行するフローの作り方が分かる
- 「タイムゾーンの変換」アクションの使い方が分かる
- 任意タイミングで実行されるスケジュール済みフローの作り方が分かる
| 日時 | 「タイムゾーンの変換」アクション |
| データ操作 | 「作成」アクション |
| コントロール | 「条件」アクション |
| Teams | 「ユーザーの@mentionトークンを取得する」アクション |
| Teams | 「チャネルまたはチャットでメッセージを投稿する」アクション |
今回の記事では、毎月第１営業日になったら決まった相手へチャットを投稿するフローを解説します。
毎月の業務に追われて、つい大事な連絡を忘れてしまった経験はありませんか？
今回紹介するのはそんな悩みを解消するためのフローです。
このフローを活用すれば、月報提出などの月次業務の依頼、月例会のリマインダー、毎月はじめに必要なレポートやデータ収集の依頼などの作業を自動化できます。
これら作業自体は５分で終わるとしても、毎月となると地味に大変ですし、何よりつい忘れがちになることも多いものです。
その点Power Automateであれば、一旦フローを作成してしまえば後は自動的に定期実行されますので、時短、やり忘れ防止ができますよ。
また、このフローを応用すれば、第＃n曜日などの任意のタイミングで実行するフローも作成可能です。
イチモク日々忙しく業務をこなしている方にとって、きっと役立つフローですので、ぜひ最後まで読んでいってください。
Power Automateをまだ良く知らないという方はコチラから
作成するフローの全体像
今回想定するシーンは次のとおりです
毎月第１営業日(月曜日)になったら、先月の月報提出をチームメンバーへTeamsチャットで依頼する
流れは大きく３ステップです。
- スケジュール済みクラウドフローをトリガーにする
- 今日が第１月曜日かを確認する
- はいの場合、Teamsチャットで投稿する
- いいえの場合、何もしない
てじまるとても簡単なフローです！
Power Automateフローの作成
▼トップ画面から「スケジュール済みクラウドフロー」を選択
▼任意のフロー名を付け、直近の第１月曜日のAM9時、繰り返しは1週間に設定し、設定曜日は月曜日のみを選択し作成する
▼「詳細オプションを表示する」をクリックし、次の通り設定する
| タイムゾーン | (UTC +09:00)大阪、札幌、東京 |
| 開始時刻 | 2024-06-03T09:00:00.000 |
| 設定曜日 | 月曜日 |
| 設定時刻（時） | ９ |
| 設定時刻（分） | ０ |
▼「日時」で検索し「タイムゾーンの変換」をクリック
▼プロパティを次の通り設定
| 基準時間 | utcNow() |
| 変換元のタイムゾーン | (UTC)協定世界時 |
| 変換先のタイムゾーン | (UTC+09:00)大阪、札幌、東京 |
| 書式設定文字列 | 汎用の完全な日時パターン |
数式の入力方法はこちら
▼「データ操作」→「作成」を追加
▼「式を追加ボタン fx」から、次の式を入力し保存
dayOfMonth(body(’タイム_ゾーンの変換’))
数式の入力方法はこちら
▼数式の一覧からdayOfMonty(timestampを選択
▼（）内にカーソルをあわせた状態で「動的な値」から「変換後の時間」 を選択
▼「作成」アクション名を「日本時間の日付」に変更（任意）
▼「コントロール」→「条件」を追加
▼「＋追加」ボタンから条件を１行追加する
▼プロパティを次の通り設定する
AND 条件
| 1行目の左辺 | 日本時間の日付「出力」 |
| 1行目の中央 | 次の値以上 |
| 1行目の右辺 | １ |
| 2行目の左辺 | 日本時間の日付「出力」 |
| 2行目の中央 | 次の値以下 |
| 2行目の右辺 | ７ |
▼Teamsコネクタの「ユーザーの＠mentionトークンを取得する」アクションを追加
▼チャットを投稿したいメンバーのUPN(メールアドレス)を入力する
▼はいの場合の中で、Teamsコネクタ「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する」アクションをクリック
▼プロパティを設定する
| 投稿者 | フローボット |
| 投稿先 | Chat with Flow bot |
| Recipient | 送りたいメンバーのUPN(メールアドレス) |
| Message | @mention さん お疲れ様です。明日中に先月の月報をご提出願います。 |
もちろん、Recipient(送付先)とMessage(送付内容)は任意設定が可能です。
▼このように無事にフローが実行されました。
イチモクあっという間に作成完了です
おまけ：「第ｎ週目の◯曜日」の変更方法
今回は「第1月曜日」としてフローを作成しましたが、このフローを応用すれば、「第２金曜日」というような任意の設定ができます。
「◯曜日」の変更方法
▼トリガーの「Recurrence」の設定曜日を変更すればOKをです
「第ｎ週目」の変更方法
▼次の表に従い、設定したい「第ｎ週目」の数字を「条件」アクションに入力すればOKです
| 設定したい 「第ｎ週目」 | 以上 | 以下 |
| 第１ | １ | ７ |
| 第２ | ８ | １４ |
| 第３ | １５ | ２１ |
| 第４ | ２２ | ２８ |
| 第５ | ２９ | ３１ |
その月の始まりが何曜日だとしても、第3◯曜日なら15日～21日の間になる。というような法則を使って、範囲設定をしています。
イチモク今回作成したフローであれば、「第１」なので、1日以上～7日以下という具合です。
まとめ：月初の定期連絡はPower Automateで自動化して業務効率化しよう！
今回は、毎月第１営業日になったら決まった相手へチャットを投稿するフローを解説しました。
毎月の定期連絡は、とても重要ですが、意外と面倒で忘れてしまいがちです。
そういった作業にこそPower Automateはとても相性が良いです。
Power Automateであれば、一旦フローを作成してしまえば後は自動的に定期実行されますので、時短、やり忘れ防止ができます。
「覚えておかないといけない」という考えを捨てることもできますので、本来の業務により専念ができますよ。
ぜひ、日々の業務を効率化して、定時帰りをしていきましょう！
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