こまったさん作ったフローをチーム員に共有するのはどうしたらいいの？
イチモクこの記事で3つの方法を解説しますね
この記事を読んでわかること
- 作成したフローの共有方法がわかる
- フローの引き継ぎ方法がわかる
- フローの共有者設定する方法がわかる
今回は、Power Automateフローの共有方法・引き継ぎ方法について解説します。
Power Automateを使って日々の業務効率化をできた時、そのフローをチームの誰かに共有したいと思ったことはありませんか
自分以外のチーム員も同じフローを使うことができれば、チーム全体として作業がもっとスムーズに進み、時間を節約して定時帰りの大きな助けになります。
また、退職や部署異動によってフロー作成者がいなくなった時、後任者にうまく引き継ぎができなければ、せっかく効率化できていた作業が元の状態に戻ってしまいます。
今回は、このようなケースに対応できるようにPower Automateフローの共有方法・引き継ぎ方法をわかりやすく解説します。
イチモクこの記事を読めば、簡単にPower Automateフローの共有・引き継ぎができて、フローをもっと有効的に活用できるようになりますよ！
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この記事では「非ソリューションフロー」を扱います
Power Automateフローには大きく分けて2つの種類があります。
- ソリューションフロー
- 非ソリューションフロー
それぞれ以下のような特徴があります。
ソリューションフロー
チームで使うためにまとめて管理・移動が簡単なフローで、PowerPlatformでアプリ、フローなどをパッケージとして一元管理するための箱のようなものです。
イチモクこの記事では次の非ソリューションフローを解説しています！
非ソリューションフロー
ソリューションフローとは違いパッケージされておらず、単独で動作する個人用の簡単なフローのことです。
個人的なタスクや自動化などに適していますが、共有や引き継ぎなどが若干苦手な面があります。
ソリューションフローの場合は、簡単に組織内での共有ができるようになっているため、ここでの解説は省略します。
この記事では「非ソリューションフロー」を取り上げて解説していきます。
自分の使っているフローがどちらかわからないという方もいると思いますが、
当ブログで解説する種類のフローは、すべて「非ソリューションフロー」と覚えてもらえれば問題ありません。
てじまる自作したフローはほとんどが非ソリューションフローだと思って問題有ませんよ
Power Automateフローを共有する方法3つを解説
非ソリューションフローを共有する方法は大きく分けて次の3つがあります
- フローデータをエクスポート＆インポートする方法
- フローを共有して、名前をつけて保存する方法
- フローのコピーを送信する方法
どれもほとんど同じ結果を得ることができますので、自分のやりやすい方法を選択すればOKです！
それぞれひとつづつ解説します。
①フローデータをエクスポート＆インポートする方法
この方法では、大きく2つのステップで共有ができます。
- フロー所有者がフローデータをエクスポート(.zip形式)する
- 共有・引継ぎ相手が、エクスポート(.zip形式)データをインポートする
イチモク詳しいステップを解説します。
①-1｜フロー所有者側での実施事項
▼トップ画面から「マイフロー」を選択
▼共有したいフローの三点リーダー→エクスポート→パッケージ(.zip)をクリック
▼名前、環境、説明の3項目を入力し、エクスポートをクリック
▼メールやチャットなど任意の方法でデータに送信
①-2｜共有・引継ぎ側での実施事項
▼インポート→「パッケージのインポート(レガシ)」をクリック
▼zip形式ファイルをアップロード
▼パッケージコンテンツの確認から「インポートの設定」をする
- 初めてインポートするフローは「更新」を「新しく作成する」へ変更
- 「インポート時に選択する」があればクリックしてリソースを選択
▼「インポートの設定」が完了したら画面右下「インポート」をクリック
イチモク必要に応じて、Teamsアクションなどの通知先を変更すればフローの共有・引継ぎはこれで完了です
▼インポート後のフローはオフになっているので、オンにしましょう。
②フローを共有して、名前をつけて保存する方法
この方法も、大きく2つのステップで共有ができます。
- フロー所有者がフローを共有・引継ぎ相手に共有する
- 共有・引継ぎ相手が、共有されたフローをコピー保存する
この方法ではステップ1のみを実施することで、同じフローを2人以上で共有することもできますが、今回は引継ぎを想定しているため、ステップ2までを実行します。
イチモク詳しいステップを解説します
②-1｜フロー所有者側での実施事項
▼マイフロー→フロー名をクリック
▼「共有」をクリック
▼「共同所有者」に相手のメールアドレスなどを入力してOKをクリック
②-2｜共有・引継ぎ側での実施事項
▼「〇〇さん があなたをフローに共同所有者として追加しました」メールが届いていることを確認し、本文中の「フローを見る」をクリック
▼フロー情報画面の上部「名前をつけて保存」をクリック
▼「続行」をクリック
▼「保存」をクリック
▼①同様に、オンに切り替えたらOKです！
イチモクTeamsチャットなどを使うフローの場合は、宛先変更などが必要になりますのでご注意ください
③フローのコピーを送信する方法
この方法も、大きく2つのステップで共有ができます。
- フロー所有者がフローのコピーを共有・引継ぎ相手に共有する
- 共有・引継ぎ相手に届いたメールからフローを作成する
イチモク詳しいステップを解説します
③-1｜フロー所有者側での実施事項
▼マイフロー→フロー名をクリック
▼「コピーの送信」をクリック
▼以下の情報を入力して送信をクリック
| タイトル | フロー名 |
|---|---|
| フロー名 | どのようなフローか分かる説明 ※25文字以上の入力が必須 |
| 送信先 | 共有したい相手のメールアドレス |
③-2｜共有・引継ぎ側での実施事項
▼「〇〇さんがフローテンプレートを共有しました」というメールが届くことを確認し、本文中の「マイフローの作成」→「フローの作成」→「OK」をクリック
▼マイフローに共有されたフローが入ったら成功です。
まとめ：フロー共有は簡単！効率化フローはチームで共有して更なる効率化につなげよう！
今回は、Power Automateフローの共有方法・引き継ぎ方法について解説しました。
Power Automateは作業の自動化・効率化をするうえで、とても役に立つサービスです。
しかもMicrosoftが提供しているサービスであるため、Office製品との連携も充実していて、多くの社会人にとってきっと大きな助けになるはずです。
まだPower Automateを使ったことがないという人は、ぜひこの機会に試してみてはいかがでしょうか。
Power Automateを使って業務効率化できるフローができたら、ぜひチーム員とも共有して更なる効率化につなげていきましょう。
Power Automateのフローを共有・引継ぎする方法は3つあります。
- フローデータをエクスポート＆インポートする方法
- フローを共有して、名前をつけて保存する方法
- フローのコピーを送信する方法
どの方法も少ないステップで簡単に実行することができます。
ぜひPower Automateを使って作業の効率化をして、定時帰りをしていきましょう！
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