【Power Automate】毎月第1月曜日にメンバーにチャットを送る方法【時短&忘れ防止】

毎月第1月曜に定期連絡
こまったさん

毎月第1営業日にTeamsチャットで定期連絡したい

イチモク

それならPower Automateを使いましょう!

この記事を読んでわかること

  • 「毎月第n週目◯曜日」という決まったタイミングで実行するフローの作り方が分かる
  • 「タイムゾーンの変換」アクションの使い方が分かる
  • 任意タイミングで実行されるスケジュール済みフローの作り方が分かる
この記事で使うPower Automateアクション
日時「タイムゾーンの変換」アクション
データ操作「作成」アクション
コントロール「条件」アクション
Teams「ユーザーの@mentionトークンを取得する」アクション
Teams「チャネルまたはチャットでメッセージを投稿する」アクション

今回の記事では、毎月第1営業日になったら決まった相手へチャットを投稿するフローを解説します。

毎月の業務に追われて、つい大事な連絡を忘れてしまった経験はありませんか?

今回紹介するのはそんな悩みを解消するためのフローです。

このフローを活用すれば、月報提出などの月次業務の依頼、月例会のリマインダー、毎月はじめに必要なレポートやデータ収集の依頼などの作業を自動化できます。

これら作業自体は5分で終わるとしても、毎月となると地味に大変ですし、何よりつい忘れがちになることも多いものです。

その点Power Automateであれば、一旦フローを作成してしまえば後は自動的に定期実行されますので、時短、やり忘れ防止ができますよ。

また、このフローを応用すれば、第#n曜日などの任意のタイミングで実行するフローも作成可能です。

イチモク

日々忙しく業務をこなしている方にとって、きっと役立つフローですので、ぜひ最後まで読んでいってください。

Power Automateをまだ良く知らないという方はコチラから

目次

作成するフローの全体像

今回想定するシーンは次のとおりです

毎月第1営業日(月曜日)になったら、先月の月報提出をチームメンバーへTeamsチャットで依頼する

流れは大きく3ステップです。

  1. スケジュール済みクラウドフローをトリガーにする
  2. 今日が第1月曜日かを確認する
  3. はいの場合、Teamsチャットで投稿する
    • いいえの場合、何もしない
てじまる

とても簡単なフローです!

Power Automateフローの作成

STEP
Power Automateにアクセス
STEP
スケジュール済みクラウドフローを作成

▼トップ画面から「スケジュール済みクラウドフロー」を選択

▼任意のフロー名を付け、直近の第1月曜日のAM9時繰り返しは1週間に設定し、設定曜日は月曜日のみを選択し作成する

STEP
「Recurrence」トリガーの詳細を設定

「詳細オプションを表示する」をクリックし、次の通り設定する

タイムゾーン(UTC +09:00)大阪、札幌、東京
開始時刻2024-06-03T09:00:00.000
設定曜日月曜日
設定時刻(時)
定時刻(分)
STEP
「タイムゾーンの変換」アクションを追加

▼「日時」で検索し「タイムゾーンの変換」をクリック

▼プロパティを次の通り設定

基準時間utcNow()
変換元のタイムゾーン(UTC)協定世界時
変換先のタイムゾーン(UTC+09:00)大阪、札幌、東京
書式設定文字列汎用の完全な日時パターン

数式の入力方法はこちら

STEP
「作成」アクションを追加

▼「データ操作」→「作成」を追加

▼「式を追加ボタン fx」から、次の式を入力し保存

dayOfMonth(body(’タイム_ゾーンの変換’))

数式の入力方法はこちら

▼数式の一覧からdayOfMonty(timestampを選択

▼()内にカーソルをあわせた状態で「動的な値」から「変換後の時間」 を選択

▼「作成」アクション名を「日本時間の日付」に変更(任意)

「作成」では一見して何をするアクションかが分かりづらいので、名称を変更しました

STEP
「条件」アクションを追加

▼「コントロール」→「条件」を追加

▼「+追加」ボタンから条件を1行追加する

▼プロパティを次の通り設定する

AND 条件

1行目の左辺日本時間の日付「出力」
1行目の中央次の値以上
1行目の右辺
2行目の左辺日本時間の日付「出力」
2行目の中央次の値以下
2行目の右辺
※青背景文字は動的な値
STEP
はいの場合に、「ユーザーの@mentionトークンを取得する」アクションを追加

▼Teamsコネクタの「ユーザーの@mentionトークンを取得する」アクションを追加

▼チャットを投稿したいメンバーのUPN(メールアドレス)を入力する

STEP
さらに、「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」アクションを追加

▼はいの場合の中で、Teamsコネクタ「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する」アクションをクリック

▼プロパティを設定する

投稿者フローボット
投稿先Chat with Flow bot
Recipient送りたいメンバーのUPN(メールアドレス)
Message@mention さん
お疲れ様です。明日中に先月の月報をご提出願います。

もちろん、Recipient(送付先)とMessage(送付内容)は任意設定が可能です。

個人チャットではなく特定のチャネルに投稿することもできます。

STEP
これで完成!テスト実行して確認!

▼このように無事にフローが実行されました。

イチモク

あっという間に作成完了です

おまけ:「第n週目の◯曜日」の変更方法

今回は「第1月曜日」としてフローを作成しましたが、このフローを応用すれば、「第2金曜日」というような任意の設定ができます

「◯曜日」の変更方法

▼トリガーの「Recurrence」の設定曜日を変更すればOKをです

「第n週目」の変更方法

▼次の表に従い、設定したい「第n週目」の数字を「条件」アクションに入力すればOKです

設定したい
「第n週目
以上以下
第1
第214
第31521
第42228
第52931

その月の始まりが何曜日だとしても、第3◯曜日なら15日~21日の間になるというような法則を使って、範囲設定をしています。

イチモク

今回作成したフローであれば、「第1」なので、1日以上~7日以下という具合です。

まとめ:月初の定期連絡はPower Automateで自動化して業務効率化しよう!

今回は、毎月第1営業日になったら決まった相手へチャットを投稿するフローを解説しました。

毎月の定期連絡は、とても重要ですが、意外と面倒で忘れてしまいがちです。

そういった作業にこそPower Automateはとても相性が良いです。

Power Automateであれば、一旦フローを作成してしまえば後は自動的に定期実行されますので、時短、やり忘れ防止ができます。

「覚えておかないといけない」という考えを捨てることもできますので、本来の業務により専念ができますよ。

ぜひ、日々の業務を効率化して、定時帰りをしていきましょう!

てじまる

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イチモク

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