こまったさん毎月第1営業日にTeamsチャットで定期連絡したい
イチモクそれならPower Automateを使いましょう！
この記事を読んでわかること
- 「毎月第ｎ週目◯曜日」という決まったタイミングで実行するフローの作り方が分かる
- 「タイムゾーンの変換」アクションの使い方が分かる
- 任意タイミングで実行されるスケジュール済みフローの作り方が分かる
| 日時 | 「タイムゾーンの変換」アクション |
| データ操作 | 「作成」アクション |
| コントロール | 「条件」アクション |
| Teams | 「ユーザーの@mentionトークンを取得する」アクション |
| Teams | 「チャネルまたはチャットでメッセージを投稿する」アクション |
今回の記事では、毎月第１営業日になったら決まった相手へチャットを投稿するフローを解説します。
毎月の業務に追われて、つい大事な連絡を忘れてしまった経験はありませんか？
今回紹介するのはそんな悩みを解消するためのフローです。
このフローを活用すれば、月報提出などの月次業務の依頼、月例会のリマインダー、毎月はじめに必要なレポートやデータ収集の依頼などの作業を自動化できます。
これら作業自体は５分で終わるとしても、毎月となると地味に大変ですし、何よりつい忘れがちになることも多いものです。
その点Power Automateであれば、一旦フローを作成してしまえば後は自動的に定期実行されますので、時短、やり忘れ防止ができますよ。
また、このフローを応用すれば、第＃n曜日などの任意のタイミングで実行するフローも作成可能です。
イチモク日々忙しく業務をこなしている方にとって、きっと役立つフローですので、ぜひ最後まで読んでいってください。
Power Automateをまだ良く知らないという方はコチラから
作成するフローの全体像
今回想定するシーンは次のとおりです
毎月第１営業日(月曜日)になったら、先月の月報提出をチームメンバーへTeamsチャットで依頼する
流れは大きく３ステップです。
- スケジュール済みクラウドフローをトリガーにする
- 今日が第１月曜日かを確認する
- はいの場合、Teamsチャットで投稿する
- いいえの場合、何もしない
てじまるとても簡単なフローです！
Power Automateフローの作成
▼トップ画面から「スケジュール済みクラウドフロー」を選択
▼任意のフロー名を付け、直近の第１月曜日のAM9時、繰り返しは1週間に設定し、設定曜日は月曜日のみを選択し作成する
▼「詳細オプションを表示する」をクリックし、次の通り設定する
| タイムゾーン | (UTC +09:00)大阪、札幌、東京 |
| 開始時刻 | 2024-06-03T09:00:00.000 |
| 設定曜日 | 月曜日 |
| 設定時刻（時） | ９ |
| 設定時刻（分） | ０ |
▼「日時」で検索し「タイムゾーンの変換」をクリック
▼プロパティを次の通り設定
| 基準時間 | utcNow() |
| 変換元のタイムゾーン | (UTC)協定世界時 |
| 変換先のタイムゾーン | (UTC+09:00)大阪、札幌、東京 |
| 書式設定文字列 | 汎用の完全な日時パターン |
数式の入力方法はこちら
▼「データ操作」→「作成」を追加
▼「式を追加ボタン fx」から、次の式を入力し保存
dayOfMonth(body(’タイム_ゾーンの変換’))
数式の入力方法はこちら
▼数式の一覧からdayOfMonty(timestampを選択
▼（）内にカーソルをあわせた状態で「動的な値」から「変換後の時間」 を選択
▼「作成」アクション名を「日本時間の日付」に変更（任意）
▼「コントロール」→「条件」を追加
▼「＋追加」ボタンから条件を１行追加する
▼プロパティを次の通り設定する
AND 条件
| 1行目の左辺 | 日本時間の日付「出力」 |
| 1行目の中央 | 次の値以上 |
| 1行目の右辺 | １ |
| 2行目の左辺 | 日本時間の日付「出力」 |
| 2行目の中央 | 次の値以下 |
| 2行目の右辺 | ７ |
▼Teamsコネクタの「ユーザーの＠mentionトークンを取得する」アクションを追加
▼チャットを投稿したいメンバーのUPN(メールアドレス)を入力する
▼はいの場合の中で、Teamsコネクタ「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する」アクションをクリック
▼プロパティを設定する
| 投稿者 | フローボット |
| 投稿先 | Chat with Flow bot |
| Recipient | 送りたいメンバーのUPN(メールアドレス) |
| Message | @mention さん お疲れ様です。明日中に先月の月報をご提出願います。 |
もちろん、Recipient(送付先)とMessage(送付内容)は任意設定が可能です。
▼このように無事にフローが実行されました。
イチモクあっという間に作成完了です
おまけ：「第ｎ週目の◯曜日」の変更方法
今回は「第1月曜日」としてフローを作成しましたが、このフローを応用すれば、「第２金曜日」というような任意の設定ができます。
「◯曜日」の変更方法
▼トリガーの「Recurrence」の設定曜日を変更すればOKをです
「第ｎ週目」の変更方法
▼次の表に従い、設定したい「第ｎ週目」の数字を「条件」アクションに入力すればOKです
| 設定したい 「第ｎ週目」 | 以上 | 以下 |
| 第１ | １ | ７ |
| 第２ | ８ | １４ |
| 第３ | １５ | ２１ |
| 第４ | ２２ | ２８ |
| 第５ | ２９ | ３１ |
その月の始まりが何曜日だとしても、第3◯曜日なら15日～21日の間になる。というような法則を使って、範囲設定をしています。
イチモク今回作成したフローであれば、「第１」なので、1日以上～7日以下という具合です。
まとめ：月初の定期連絡はPower Automateで自動化して業務効率化しよう！
今回は、毎月第１営業日になったら決まった相手へチャットを投稿するフローを解説しました。
毎月の定期連絡は、とても重要ですが、意外と面倒で忘れてしまいがちです。
そういった作業にこそPower Automateはとても相性が良いです。
Power Automateであれば、一旦フローを作成してしまえば後は自動的に定期実行されますので、時短、やり忘れ防止ができます。
「覚えておかないといけない」という考えを捨てることもできますので、本来の業務により専念ができますよ。
ぜひ、日々の業務を効率化して、定時帰りをしていきましょう！
てじまるこのブログではPower Automateを初めとしたローコードツール、Microsoft365系ソフトの効率的な使い方など定時帰りに役立つ情報を発信しています。
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