こまったさんPlannerでタスク管理しているけど、ついやり忘れてしまう。
リマインド機能がほしいな。
イチモクPower Automateを使えばPlannerタスクのリマインド通知ができますよ。
この記事を読んでわかること
- 本日期限のPlannerタスクだけをTeams投稿する方法がわかる
- Plannerタスク取得のフィルターの使い方がわかる
| コネクタ | アクション |
|---|---|
| 日時 | 現在の時刻 |
| 日時 | タイムゾーンの変換 |
| Planner | タスクを一覧表示します |
| コントロール | 条件 |
| MicrosoftTeams | チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する |
今回は、Power Automateを使って本日期限のPlannerタスクをTeamsで通知（リマインド）する方法を解説します。
Plannerはタスク管理として非常に便利なツールです。
ただ、リマインド機能がなく他のタスク管理ツールと比べると若干物足りなさがあるのが欠点と言えます。
でもPower Automateを使えば、その物足りなさを補うことができます。
フロー作成も難しくありません。
普段Plannerを使っているけど、ついタスクをやり忘れてしまった経験があるという人は、きっと参考になるはずですのでぜひ最後まで読んでいってください。
今回作成するフローの全体像
▼今回作成するフローの全体像はこちらです
- スケジュール済みクラウドフローで毎日トリガーする
- 今日の日付を取得する
- Plannerタスク一覧を取得する
- 「期限が今日」「未実施」のタスクだけを抽出する
- MicrosoftTeamsのチャネルに抽出したタスクを投稿する
イチモク分岐が多く一見すると複雑に思えるかもしれませんが、次章の解説どおりに進めれば20分くらいで作成できますよ！
Power Automateフローの作成
▼トップ画面から「スケジュール済みクラウドフロー」を選択
▼任意のフロー名を付け、以下の通りスケジュールを入力し「作成」をクリック
| 開始日 | 今日の日付 |
|---|---|
| 繰り返し期間 | 1日 |
▼ここでは、朝8:30に実行されるように以下の通り入力
| 間隔・頻度 | 1日 |
|---|---|
| タイムゾーン | (UTC+09:00)大阪、札幌、東京 |
| 開始時刻 | 2024-06-29T08:30:00:000Z |
| 設定時刻(時間) | 8 |
| 設定時刻(分) | 30 |
▼”時刻”で検索し「日時」→「現在の時刻」を追加
▼「日時」→「タイムゾーンの変換」を追加
▼以下の通りプロパティを入力
| 基準時間 | 現在の時刻 |
|---|---|
| 書式設定文字列 | 並べ替え可能な日時パターン |
| 変換元のタイムゾーン | (UTC)協定世界時 |
| 変換先のタイムゾーン | (UTC+09:00)大阪、札幌、東京 |
▼「Planner」→「タスクを一覧表示します」を追加
▼以下の通りプロパティを入力
| グループID | ていじテック |
|---|---|
| プランID | タスクボード |
▼「コントロール」→「条件」を追加
▼「＋追加」→「行の追加」をクリックし２行にする
▼以下の通り各プロパティを入力
And条件
| 左辺 | 中央 | 右辺 |
|---|---|---|
| 値 達成率 | 次の値未満 | 100 |
| 値 期限日時 | 次の値に等しくない | （空白） |
条件の解説
- １行目｜「達成率100%未満(=未完了)である」の条件で未実施のタスクを抽出
- ２行目｜「期限日時が空白(未設定)ではない」の条件で期限未設定のタスクを除外
▼「コントロール」→「条件」を追加
▼以下の通りプロパティを入力
| 左辺 | 中央 | 右辺 |
|---|---|---|
| formatDateTime(items(‘Apply_to_each’)?[‘dueDateTime’], ‘yyyy-MM-dd’) | 次の値に等しい | formatDateTime(body(‘タイム_ゾーンの変換’), ‘yyyy-MM-dd’) |
条件の解説
- 左辺
-
formatDateTime(items('Apply_to_each')?['dueDateTime'], 'yyyy-MM-dd')「Apply to each」で取出したPlannerタスク期日を「yyyy-MM-dd」フォーマットで出力
- 右辺
-
formatDateTime(body('タイム_ゾーンの変換'), 'yyyy-MM-dd')タイムゾーンの変換をした後の「現在の時刻」を「yyyy-MM-dd」フォーマットで出力
ここまでのアクションで抽出した「今日期限の未実施タスク」をTeamsで投稿します
▼「MicrosoftTeams」→「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」を追加
▼ここでは、チームチャネルに投稿するように以下の通りプロパティを入力
| プロパティ | 入力/選択内容 |
|---|---|
| 投稿者 | フローボット |
| 投稿先 | Channel |
| Team | ていじテック |
| Channel | Plannerテストチャネル |
| Message | 以下のタスクは本日が期限となっておりますので忘れずご対応ください。 値 タイトル |
▼テスト用にいくつかタスクを作成しました
▼テスト投稿した画面です。このように正しく機能しています。
イチモク「条件」のなかに「条件」が入れ子になっていて分かりづらい部分もあったかと思います。お疲れ様でした！
まとめ：Power AutomateでPlannerタスクの忘れ防止をしよう！
今回は、毎日始業時に本日期限のPlannerタスクをTeams投稿してリマインドする方法を解説しました。
Plannerはとても便利なツールですが期限に対するリマインド機能がないため、つい見落としてしまってやり忘れるということが発生しがちです。
特に普段使い慣れていない人ほどそうなってしまうため、せっかく便利なツールなのにあまり使われないということがあります。
でも、Power Automateを併用することでそういった忘れ防止をすることができます。
フロー作成もこの記事の解説どおりに進めれば、15分程度でできます。
ぜひ、Power Automateを使ってPlannerも活用しながら業務効率化をしていきましょう。
てじまるこのブログではPower Automateを初めとしたローコードツール、Microsoft365系ソフトの効率的な使い方など定時帰りに役立つ情報を発信しています。
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