【Power Automate】月初めの第1営業日にリマインドするフロー【作り方を詳しく解説】

月初の営業日リマインド方法
こまったさん

チームメンバーが月初めの作業を忘れてしまうことが多くて・・・

イチモク

それならPower Automateを使ったリマインドはどうですか?

この記事を読んでわかること

  • 月初めの第1営業日になったらリマインドしてくれるボットを作ることができる
  • 月初めの第1営業日になったら自動実行するフローの作り方がわかる
  • 土日祝日・会社休日を除いた営業日だけを判別するフローの作り方がわかる

今回は、Power Automateを使って月初めの第1営業日がきたら自動でリマインドメールを送る方法を解説します。

月初めに必ずチームメンバーから提出してもらわなければならない書類などがあり、それを都度メールで依頼していませんか。

もしそういった方がいれば、今回解説するPower Automateフローを使うことで、その時間を0にすることができますよ。

しかもPower Automateが自動実行してくれるのでやり忘れが発生することもありません。

フローの作成方法は難しくありません。

ステップバイステップで解説しますので、この記事を読みながら誰でも作ることができます

きっと参考になりますので、ぜひ最後まで読んでいってください。

Power Automateをまだ良く知らないという方はコチラから

目次

今回作成するフローの全体像

今回想定するシーンは次の通りです

月初めの第1営業日になったら、今月の業務計画の提出依頼メールをチームメンバーへ送信する

流れは大きく6ステップです!
イチモク

とても簡単なフローですよ!

Power Automateフローの作成

STEP
Power Automateホーム画面にアクセスする
STEP
スケジュール済みフローを作成する

▼トップ画面から「スケジュール済みクラウドフロー」を選択

▼任意のフロー名を付け、以下の通りスケジュールを入力し「作成」をクリック

STEP
「Recurrence」トリガーの詳細を設定する

▼ここではトリガーされる時間を朝10時にしましたが、好みの時間で設定しましょう

STEP
「現在の時刻」アクションを追加する

▼「日時」→「現在の時刻」をクリック

STEP
「タイムゾーンの変換」アクションを追加する

▼「日時」→「タイムゾーンの変換」をクリック

▼以下の通りプロパティを設定

基準時間現在の時刻
書式設定文字列yyyy-MM-01
変換元のタイムゾーン(UTC)協定世界時
変換先のタイムゾーン(UTC+09:00)大阪、札幌、東京
てじまる

月初日である「1日」を取得できるよう書式設定をしています

▼アクション名を「月初日」に変更

STEP
「変数を初期化する」アクションを追加する

▼「変数」→「変数の初期化する」アクションを追加

▼以下の通りプロパティを設定

名前カウントアップ
種類整数
0

▼アクション名を「月初からのカウントアップ」に変更

STEP
もうひとつ「変数を初期化する」を追加する

▼「変数」→「変数の初期化する」アクションを追加

▼以下の通りプロパティを設定

名前ループ判断
種類ブール値
種類true

▼アクション名を「ループ判断」に変更

STEP
「Do until」アクションを追加する

▼「コントロール」→「Do until」をクリック

▼以下の通りプロパティを設定

左辺ループ判断
中央次の値に等しい
右辺false
STEP
Do untilの中に「イベントのカレンダービューの取得(V3)」アクションを追加する

▼「アクションの追加」をクリック

▼「Office365 Outlook」→「イベントのカレンダービューの取得(V3)」をクリック

▼以下の通りプロパティを入力

カレンダーID日本の休日
開始時刻formatDateTime(addDays(body('月初日'), variables('カウントアップ')), 'yyyy-MM-dd')
終了時刻formatDateTime(addDays(body('月初日'), variables('カウントアップ')), 'yyyy-MM-dd')

▼アクション名を「祝日チェック」に変更

STEP
もうひとつ「イベントのカレンダービューの取得(V3)」を追加する

▼以下の通りプロパティを入力

カレンダーID会社の休日
開始時刻formatDateTime(addDays(body('月初日'), variables('カウントアップ')), 'yyyy-MM-dd')
終了時刻formatDateTime(addDays(body('月初日'), variables('カウントアップ')), 'yyyy-MM-dd')
イチモク

ここでは祝日とは別に会社の休日があることを想定しています。「会社の休日」はあらかじめ自身のOutlookカレンダーで作成しておくことで選択できるようになりますよ。

▼アクション名を「会社休日チェック」に変更

STEP
「条件」アクションを追加する

▼「コントロール」→「条件」アクションをクリック

▼以下の通り4つの条件を設定する

左辺中央右辺
length(outputs('祝日チェック')?['body/value'])次の値に等しい0
length(outputs('会社休日チェック')?['body/value'])次の値に等しい0
dayOfWeek(addDays(body('月初日'), variables('カウントアップ')))次の値に等しくない0
dayOfWeek(addDays(body('月初日'), variables('カウントアップ')))次の値に等しくない6

条件を追加するときは「 追加 」ボタンを押します

STEP
はいの場合に「変数の設定」アクションを追加する

▼以下の通りプロパティを設定

名前ループ判断
false
STEP
いいえの場合に、「変数の値を増やす」アクションと「変数の設定」アクションを追加する

▼それぞれ以下の通りプロパティを入力

「変数の値を増やす」

名前カウントアップ
1

「変数の設定」

名前ループ判断
true
STEP
Do untilの次に「条件」アクションを追加する

▼「コントロール」→「条件」をクリック

▼以下の通りプロパティを設定

左辺formatDateTime(addDays(body(‘月初日’), variables(‘カウントアップ’)), ‘yyyy-MM-dd’)
中央次の値に等しい
右辺formatDateTime(body(‘現在の時刻’), ‘yyyy-MM-dd’)
STEP
はいの場合に「メールの送信(V2)」アクションを追加する

▼「Office365 Outlook」→「メールの送信(V2)」をクリック

▼任意の宛先・件名・本文を入力

STEP
いいえの場合に「終了」アクションを追加する

▼「コントロール」→「終了」をクリック

▼以下の通りプロパティを設定

状態成功
STEP
これで完成!テストします

動作確認のために、「今日の日付」の値を「2024-11-05」にして試しました

11月1日は「会社の休日」をサンプル入力していますので、フローが正しく動けば11月5日が月初の営業日となり、メールが送信されるはずです

  • 2024/11/01 → 会社休日
  • 2024/11/02 → 土曜日
  • 2024/11/03 → 日曜日(文化の日)
  • 2024/11/04 → 振替休日
  • 2024/11/05 → 月初の営業日!

▼正しくメールが送られたことが確認できました

イチモク

お疲れ様でした!

まとめ:月初めの定期連絡はPower Automateで自動化しよう!

今回は、月初めの第1営業日になったらチームメンバーへメールを送信するフローを解説しました。

毎月決まって発生する定期連絡業務にはPower Automateがとても適しています。

Power Automateフローを一度作成してしまえば、忘れることなく必ず決まったタイミングで自動で定期連絡がされるようになります。

自動化することで忘れ防止になることはもちろんですが、何より作業の時短ができ業務効率化を図ることができます。

1回10分ほどの作業でも年間にすれば120分(2時間)の作業になります。

小さな時短を積み重ねることで、大きな作業効率化につながりますよ。

Power Automateはローコードツールと呼ばれ、プログラミングに詳しくない方でも簡単に作業自動化ができる便利ツールです。

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ぜひ一度試してみてください

ここまでお読みいただきありがとうございました

てじまる

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イチモク

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イチモク

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月初の営業日リマインド方法

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