【初心者向け】Power Automateの５種類のフローと使い分け【2024年最新】

Power Automateとは何か？

Power Automateは日々の業務（ワークフロー）を自動化してくれるサービスです

Power Automateそのものをまだ知らないという方は、下の記事で解説しているのでぜひ読んでみてください。

全５種類のフローとその使い分け

Power Automateで作成できるフローは全部で５種類用意されています。

それぞれの違いと使い分けについて解説します。これからPower Automateを使ってみようと考えている方に向けて、ざっくりと概要が分かるように解説します。

①インスタントクラウドフローの特徴

ユーザーが好きなタイミングで手動開始するフロー

「インスタントクラウドフロー」は、ユーザーが好きなタイミングでボタンを押すことによって実行されるフローのことです。Power Automateのマイフロー画面やスマホアプリのボタンクリックから起動することができます。気軽に実行ができるのでテスト用としても便利です。

②スケジュール済みクラウドフローの特徴

指定した日時（スケジュール）に自動開始させるフロー

「スケジュール済みクラウドフロー」は、あらかじめ決まった日時を設定しておくことで、そのタイミングで自動開始するフローのことです。時間が決まった業務やリマインドに便利です。

③自動化したクラウドフローの特徴

指定したアプリケーションの実行をきっかけに自動開始させるフロー

「自動化したクラウドフロー」は、何かのアプリケーションが指定した動作をした時に、自動で開始されるフローのことです。完全に無人で動作させることが可能なので、Power Automateを使った自動化の中で最もありがたみを感じられるフローです。

④デスクトップフローの特徴

自分のPC上の作業を自動化するフロー

①～③のフローがPower Automateで作成するクラウドフローであることに対し、このデスクトップフローはPC上の作業（ローカル作業）を自動化するフローです。

このフローはPower Automateクラウド版でも作成可能ですが、「Power Automate for Desktop」というデスクトップ版の専用アプリケーションでフローを作成することが一般的です。

⑤ビジネスプロセスフローの特徴

PowerApps内「モデル駆動型アプリ」で使用するフロー

ビジネスプロセスフローはPower Apps内の特別なアプリである「モデル駆動型アプリ」で使用するフローを作成できます。このフローを使うことで、ある目的を達成するために必要な一連の手順をきれいに整理して案内することができます。

仕事を進める時に「次に何をすればいいの？」と迷うことが無いようにステップバイステップで指示を出してくれるようなフローです。

フローの選び方：どのフローをいつ使うべき？について解説

Power Automateを使い始めたばかりの時は、様々なフローがあって、どれをいつ使うべきかわからないことがあります。ここでは、初心者向けにシーンに応じた最適なフローの選び方を解説します。

イベントベースの自動化が必要なら「自動化したクラウドフロー」

「イベントベースの自動化」とは、ある特定の出来事をきっかけに実行されるフローのことです。

例えば、「新しいメールが届いたりForms回答が入力されたら、自動で次のアクションを起こす」といった設定ができます。

特定の出来事をきっかけにした自動化なら「自動化したクラウドフロー」が最適です。

単発タスクの自動化が必要なら「インスタントフロー」

「単発タスクの自動化」とは、ある特定のアクションをユーザーが自分で起こすことで実行されるフローのことです。

例えば、「ボタンを押したら、事前に設定しておいた特別な作業を自動実行する」ような設定ができます。

自分で起こす単発タスクの自動化なら「インスタントフロー」が最適です。

定期的な繰り返しタスクの自動化が必要なら「スケジュール済みクラウドフロー」

「定期的なタスクの自動化」は、名前の通り、定期的に繰り返す必要がある作業を自動実行するフローのことです。

例えば、「毎週のレポート作成」「毎月のデータバックアップ」がこれに当たります。

定期的に繰り返す自動化作業なら「スケジュール済みクラウドフロー」が最適です。

アプリケーション間のやりとりを自動化するなら「自動化したクラウドフロー」

２つの違うアプリケーション間でデータをやりとりしたり、一方のアクションがもう一方に影響を与えるような連携をするフローのことです。

アプリケーション同士をスムーズに連携させることで、効率的なワークフローを作ることができます。

２つ以上のアプリケーションをつなぐ自動化なら「自動化したクラウドフロー」が最適です。

既存アプリケーションやウェブサイトでの自動化が必要なら「デスクトップフロー」

既存アプリケーションやウェブサイトでは、自動化するためのAPIがない場合があります。そういった時には、ユーザーの操作をコピーした自動化が必要です。

既存アプリやウェブサイトを使う自動化ならPower Automate for Desktopを使った「デスクトップフロー」が最適です。

このフローを使うことで、マウスやキーボードで行う操作を記録させ、自動再現させることができます。

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まとめ：Power Automate５つのフローの使い分けを覚えよう

この記事ではPower Automateの５つのフローについて解説しました。

Power Automateの５つのフローの特徴を知ることは作業自動化の第１歩です。

ぜひともこれら５つのフローを覚えて、身の回りの作業の自動化を始めましょう。